Quản lý vật tư gia công cơ khí cho nhà máy tại Bắc Ninh

Bắc Ninh là thủ phủ công nghiệp phụ trợ của miền Bắc, nơi hội tụ hàng ngàn nhà máy cơ khí chính xác, dập kim loại, chế tạo khuôn mẫu cấp 1 và cấp 2 cho các tập đoàn toàn cầu như Samsung, Foxconn, Canon. Trong môi trường đầy cạnh tranh này, ranh giới giữa lợi nhuận cao và thua lỗ nằm ở khả năng quản lý vật tư gia công cơ khí của doanh nghiệp.

Vật tư chiếm từ 50% đến 70% tổng chi phí sản xuất một đơn hàng cơ khí. Chỉ cần lệch một vài milimet phôi thép, thất thoát vài cọc dao phay CNC hay mua dư một lô nhôm định hình đọng vốn trong kho 6 tháng, toàn bộ biên lợi nhuận của đơn hàng sẽ bị xóa sạch. Bài viết này phân tích diện mạo quản lý vật tư gia công cơ khí tại các KCN Bắc Ninh và vạch ra giải pháp số hóa triệt tiêu hao hụt bằng hệ thống OnePro ERP.

1. Đặc điểm và độ phức tạp của vật tư gia công cơ khí

Khác với ngành may mặc hay bán lẻ, vật tư gia công cơ khí có cấu trúc phân loại cực kỳ phức tạp và quy cách khắt khe. Nếu không hiểu rõ bản chất từng nhóm vật tư, phần mềm quản lý sẽ nhanh chóng biến thành một kho chứa dữ liệu rác.

Một hệ thống quản trị tiêu chuẩn chia vật tư cơ khí thành 2 nhóm lớn:

• Vật tư trực tiếp: Cấu thành trực tiếp lên thành phẩm. Bao gồm phôi kim loại như thép tấm, thép cuộn, nhôm thỏi, đồng hợp kim, nhựa kỹ thuật…, linh kiện tiêu chuẩn như bu-lông, đai ốc, chốt định vị, lò xo khuôn và vật tư phụ dùng cho công đoạn bề mặt.

• Vật tư phụ trợ: Không nằm trên thành phẩm cuối nhưng cần thiết và bắt buộc phải có để vận hành dây chuyền, bao gồm dụng cụ cắt gọt (mảnh dao insert, mũi khoan, mũi taro, dao phay ngón), dầu mỡ công nghiệp, đá mài, nhám, que hàn và đồ bảo hộ lao động.

Không giống như các ngành sản xuất đơn giản khác, vật tư gia công cơ khí mang tính chất biến thiên cực kỳ cao trong thực tế vận hành:

• Chuyển đổi đơn vị tính linh hoạt: Doanh nghiệp thường mua thép theo Kg, cắt thành phôi theo mm, nhưng trên BOM (định mức sản phẩm) lại ghi nhận theo cái/chi tiết. Nếu phần mềm quản lý không hỗ trợ tính năng quy đổi đa đơn vị tính, số liệu tồn kho kế toán và thực tế xưởng sẽ hoàn toàn lệch nhau.

• Quản lý phôi dư, phôi lẻ: Một cây thép dài 6m sau khi cắt lấy 4.5m làm đơn hàng A sẽ còn dư 1.5m. Nếu doanh nghiệp không có khả năng hoàn trả đoạn phôi lẻ 1.5m này vào kho, thủ kho sẽ tiếp tục xuất một cây thép mới cho đơn hàng B, dẫn đến tình trạng phôi thừa chất đống trong xưởng nhưng trên giấy tờ vẫn báo thiếu nguyên liệu.

Chính vì những bài toán đặc thù này, các doanh nghiệp khi quản lý vật tư gia công cơ khí không thể dùng các cách quản lý thủ công hay phần mềm quản lý thông thường, mà bắt buộc phải tìm đến các giải pháp ERP sản xuất chuyên sâu có khả năng giải quyết triệt để bài toán vật tư từ khâu nhập kho đến khi ra thành phẩm.

2. Bốn thách thức trong quản lý vật tư gia công cơ khí

Qua khảo sát thực tế tại các KCN Yên Phong, Quế Võ, Tiên Sơn, VSIP Bắc Ninh, hầu hết các nhà máy gia công cơ khí phụ trợ đang đối mặt với bốn vấn đề lớn:

1. Mất kiểm soát tỷ lệ hao hụt phôi kim loại

• Thực trạng: Khi gia công một chi tiết từ phôi thép tròn 100mm xuống 85mm, lượng phôi dư thừa là rất lớn nhưng không được kiểm soát một cách hiệu quả. Doanh nghiệp chỉ tính toán định mức phôi lý thuyết trên phần mềm CAD/CAM, không kiểm soát được lượng phôi dư có thể tái sử dụng và lượng phế liệu thu hồi.
• Hậu quả: Công nhân tự ý bán phế liệu hoặc vứt bỏ phôi dư còn xài được. Chi phí thực tế luôn vượt dự toán ban đầu từ 5-12%

2. Thất thoát và lãng phí dụng cụ cắt gọt

• Thực trạng: Mảnh dao insert phay/tiện có kích thước nhỏ nhưng giá trị rất cao (từ vài trăm nghìn đến hàng triệu đồng/viên). Tại nhiều xưởng ở Bắc Ninh, dao cụ được phát đại trà, không ghi nhận đích danh công nhân hay máy CNC nào sử dụng.
• Hậu quả: Dao cụ chưa hết tuổi thọ đã bị mài hỏng do cài đặt thông số cắt sai, hoặc công nhân báo mất để đem ra ngoài bán. Chi phí dao cụ chiếm tới 15 – 20% giá thành gia công nhưng không được kiểm soát nghiêm ngặt.

3. Lệch pha giữa kho vật tư và lịch chạy máy CNC

• Thực trạng: Bộ phận Kinh doanh nhận đơn hàng gấp từ vendor cấp 1 (Samsung/Foxconn). Bộ phận sản xuất lên lịch gá đặt máy CNC, nhưng khi công nhân xuống kho lấy phôi thì mới phát hiện loại thép SKD11 phi 50 đã hết từ tuần trước, hoặc chưa về kịp do nhà cung cấp giao trễ.
• Hậu quả: Máy CNC trị giá hàng tỷ đồng phải đứng chờ phôi. Đơn hàng bị trễ hạn, chịu phạt hợp đồng và nguy cơ bị cắt chuỗi cung ứng.

4. Sai lệch giá vốn do không phân bổ được chi phí gia công ngoài

• Thực trạng: Rất nhiều chi tiết cơ khí tại Bắc Ninh sau khi tiện/phay xong phải gửi đi KCN khác để xi mạ, nhiệt luyện, sơn tĩnh điện (gia công ngoài). Vật tư xuất đi không được theo dõi trạng thái, chi phí gia công ngoài và chi phí vận chuyển không được phân bổ ngược lại vào giá vốn chi tiết.
• Hậu quả: Kế toán tính giá thành ảo, báo giá đơn hàng sau bị hớ, doanh nghiệp sản xuất càng nhiều càng lỗ.

3. Giải pháp quản lý vật tư gia công cơ khí chuyên sâu của OnePro ERP

Hệ thống OnePro ERP không phải là phần mềm kế toán sửa lại, mà được thiết kế chuyên biệt cho khối ngành chế tạo cơ khí phụ trợ. Phân hệ Quản lý vật tư của OnePro giải quyết triệt để bài toán vận hành tại các nhà máy Bắc Ninh qua 5 mắt xích tự động:

1. Chuẩn hóa BOM kỹ thuật và quy đổi đa đơn vị tính

OnePro cho phép xây dựng định mức nguyên vật liệu (BOM) đa cấp tương thích hoàn toàn với các phần mềm thiết kế cơ khí (SolidWorks, Inventor, Mastercam):

• Tính toán tỷ lệ hao hụt: Cho phép khai báo tỷ lệ hao hụt phôi tiêu chuẩn cho từng công đoạn (ví dụ: tiện thô hao hụt 8%, tiện tinh hao hụt 2%).
• Bảng quy đổi linh hoạt: Hệ thống tự động chuyển đổi từ đơn vị thu mua (thép cuộn – Kg) sang đơn vị lưu kho (thép tấm – tấm) và đơn vị tiêu hao mặt xưởng (chi tiết – mm/pcs).

2. Thuật toán MRP tính toán nhu cầu ròng

Ngay khi Lệnh sản xuất được duyệt, công cụ MRP của OnePro sẽ hoạt động:

1. Tự động tính toán toàn bộ cấu trúc BOM để tính tổng nhu cầu thô.
2. Tự động kiểm tra số lượng tồn kho thực tế, số lượng vật tư đang nằm trong các đơn hàng giữ chỗ và số lượng vật tư đang trên đường về.
3. Đưa ra chỉ số Nhu cầu ròng và tự động phát hành Yêu cầu mua hàng (PR) cho phòng Cung ứng đúng chủng loại, đủ số lượng và đúng thời điểm cần cắt phôi.

3. Quản lý dụng cụ cắt gọt và vật tư phụ

OnePro biến khoản chi phí khó xác định này thành minh bạch:

• Quản lý theo mã vạch: Mỗi cọc dao phay, mảnh insert hay Jig gá đều được gắn mã định danh. Công nhân quét mã barcode khi nhận dụng cụ tại kho, hệ thống ghi nhận chính xác dụng cụ đang ở trạm máy CNC nào, do ai đang vận hành.
• Cảnh báo tuổi thọ dao: Dựa trên số lượng sản phẩm gia công, OnePro cảnh báo thời điểm dao sắp cùn, mòn để công nhân thay thế chủ động, tránh việc dao gãy làm hỏng phôi thép đắt tiền.

4. Quản lý phôi dư và phế liệu thu hồi

• Khi cắt một cỗ thép dài 6m thành các đoạn 1.2m, phần thép dư 0.8m không bị coi là rác. OnePro hỗ trợ nghiệp vụ hập kho phôi dư với mã quy cách riêng để ưu tiên tái sử dụng cho các đơn hàng chi tiết nhỏ sau này.
• Lượng phoi tiện, phoi phay, mạt sắt thu hồi được tự động ghi nhận nhập kho phế liệu. Giá trị bán phế liệu được hệ thống tự động hạch toán giảm trừ trực tiếp vào chi phí sản xuất của lệnh sản xuất đó.

5. Kiểm soát vật tư gia công ngoài

Đối với các công đoạn xi mạ, nhiệt luyện ngoài nhà máy:

• OnePro tự động xuất phiếu xuất kho gia công ngoài, theo dõi chính xác số lượng bán thành phẩm đang nằm tại xưởng của bên đối tác.
• Khi hàng quay về, hệ thống đối chiếu số lượng đạt/lỗi, tự động cộng chi phí gia công ngoài (chi phí hóa đơn dịch vụ) vào tổng giá thành sản phẩm mà không cần kế toán làm thủ công trên Excel.

Bảng so sánh: Quản lý vật tư thủ công vs quản lý bằng OnePro ERP

4. Các bước chuẩn hóa quản lý vật tư gia công cơ khí

Để áp dụng thành công những hệ thống thông minh vào quản lý vật tư gia công cơ khí, doanh nghiệp sản xuất có thể tham khảo theo lộ trình 4 bước thực chiến như sau:

1. Mã hóa vật tư gia công cơ khí: Thiết lập quy tắc chung cho việc đặt mã cho tất cả các loại phôi kim loại, linh kiện, dao cụ và vật tư phụ. Điều này giúp loại bỏ tình trạng một loại thép nhưng lại được gọi bằng nhiều tên khác nhau trong kho và kỹ thuật.

2. Số hóa định mức BOM và nhập kho thực tế: Đưa toàn bộ BOM chuẩn của các mã hàng chủ lực lên hệ thống. Thực hiện kiểm kê toàn bộ kho vật tư hiện tại và dán mã vật tư hoặc Barcode/QR code lên các khay kệ, cọc dao phay, lô thép.

3. Kích hoạt luồng cấp phát vật tư theo lệnh sản xuất: Bắt buộc mặt xưởng chỉ được nhận vật tư khi có lệnh sản xuất đã phê duyệt trên hệ thống quản lý. Chấm dứt hoàn toàn việc công nhân tự ý xuống kho lấy vật tư không qua sổ sách.

4. Vận hành thuật toán MRP và phân tích báo cáo giá thành: Sử dụng công cụ MRP để lập kế hoạch mua hàng tự động. Đánh giá biểu đồ chênh lệch giữa chi phí vật tư định mức và chi phí vật tư thực tế sau mỗi kỳ sản xuất để cải tiến quy trình gá cắt.

Đọc thêm:

• • Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp sản xuất
  • Quản trị chuỗi cung ứng hoàn hảo cùng OnePro ERP
  • ERP trong sản xuất là gì? Toàn bộ góc nhìn cho SME sản xuất
  • ERP danh cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ

Trong ngành gia công cơ khí chính xác tại Bắc Ninh, quản lý vật tư gia công cơ khí không đơn thuần là việc giữ kho hay đếm số lượng thép tấm. Đó là chiến lược tối ưu hóa từng gram nguyên liệu và từng phút cắt gọt của máy CNC để tạo ra lợi thế cạnh tranh về giá và tiến độ.

Đừng để những lãng phí vật tư âm thầm bào mòn lợi nhuận của nhà máy. Hãy để OnePro ERP đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong hành trình số hóa, biến kho vật tư gia công cơ khí thành một lợi thế vận hành vượt trội, sẵn sàng đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe nhất từ các chuỗi cung ứng toàn cầu.

Trên đây là bài viết về “Quản lý vật tư gia công cơ khí cho nhà máy tại Bắc Ninh”, OnePro hy vọng bài viết mạng lại những thông tin hữu ích đối với bạn, nếu bạn có những thắc mắc hoặc muốn trao đôi kỹ hơn hãy liên hệ tại đây, những chuyên gia của OnePro sẽ tư vấn và giải đáp thắc mắc cho bạn miễn phí. Cảm ơn vì đã theo dõi bài viết.