Trong sản xuất, kho hàng không bao giờ trung lập. Nó hoặc đang hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru, hoặc đang âm thầm gây thất thoát theo những cách mà bảng kế toán không phản ánh đủ.
Quản lý tồn tại kho tốt là khi nhà máy luôn có đủ nguyên liệu để sản xuất đúng quy trình, không ứ đọng vốn vào hàng không cần thiết, và biết chính xác mọi thứ đang ở đâu trong chuỗi vận hành. Nghe đơn giản, nhưng đây lại là bài toán mà phần lớn doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tại Việt Nam chưa thực sự giải quyết được, không phải vì thiếu năng lực mà chưa có hệ thống hỗ trợ.
Bài viết này sẽ đi thẳng vào vấn đề: tại sao quản lý tồn tại trong sản xuất lại khó hơn người ta nghĩ, những sai lầm phổ biến nhất đang gây tổn hại cho nhà máy của bạn, và cách tiếp cận đúng để kiểm soát lại.
Quản lý Tồn Kho Trong Sản Xuất Khác Gì So Với Thương mại?
Đây là câu hỏi quan trọng vì nhiều doanh nghiệp sản xuất đang áp dụng tư duy quản lý kho của ngành thương mại vào môi trường nhà máy sản xuất, đây chính là sai lầm lớn.
Trong kho thương mại, hàng hóa vào rồi ra. Bạn nhập 1.000 đơn vị, bán ra 700, còn lại 300 trong kho, rõ ràng số liệu và đối chiếu dễ dàng. Trong quá trình sản xuất, nguyên liệu đã được biến đổi hoàn toàn trong quá trình sản xuất. Thép tấm được cắt, hàn, gia công thành cụm chi tiết. Hạt nhựa được ép thành sự kiện. Nguyên liệu thực thi được trộn theo công thức. Mỗi công đoạn tiêu hao một lượng vật tư theo lý thuyết, nhưng thực tế luôn có số lượng hao mòn tự nhiên, sản phẩm thay đổi công thức hoặc sai thao tác.
Thêm vào đó, tồn kho trong sản xuất tồn tại ở nhiều dạng cùng lúc: nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm đang trên dây xích, thành sản phẩm chờ xuất kho, và vật tư hỗ trợ như dầu mỡ, bao bì, phụ liệu. Mỗi loại có chu kỳ luân chuyển khác nhau, yêu cầu bảo quản khác nhau, và ảnh hưởng đến sản phẩm sản xuất theo cách khác nhau.
Đó là lý do tại sao quản lý tồn kho trong sản xuất yêu cầu một cách tiếp cận hoàn toàn khác và một hệ thống thực sự được xây dựng cho môi trường sản xuất, không được vá víu từ phần mềm kho thương mại thông thường.
Tại Sao Các Nhà Máy Sản Xuất Gặp Vấn Đề Chỉ Vì Kho?
Đây là nghịch lý mà nhiều giám đốc nhà máy thường gặp nhất: kho chứa đầy nguyên liệu mà dây chuyền sản xuất vẫn phải dừng lại vì thiếu đúng một loại vật tư nào đó.
Nguyên nhân gốc rễ không phải là mua nhiều hay mua ít. Nguyên nhân là quyết định mua hàng được đưa ra dựa trên thông tin không chính xác hoặc không đồng bộ giữa các bộ phận.
Khi bộ phận mua hàng không biết tồn tại kho thực tế là bao nhiêu, họ có xu hướng đặt hàng an toàn để tránh thiếu sót. Kết quả là một số loại vật tư tích lũy quá mức khi lại không được ghi chú đầy đủ. Thêm kế hoạch sản xuất thay đổi tắc nghẽn mà kho lưu trữ không được thông báo kịp thời hoặc đảo ngược kho đã xuất nguyên liệu cho một lệnh sản xuất bị hủy nhưng chưa được thu hồi và bức tranh tồn kho thực tế càng ngày càng xa số liệu trên sổ sách.
Đây không phải là lỗi của người mua hàng hay thủ kho. Đây là hậu quả của việc thiếu một kế hoạch sản xuất kết nối thông tin luồng tối đa để quản lý tồn kho lưu trữ theo thời gian.
Năm Hậu Quả Trực Tiếp Của Quản Lý Tồn Kho Kém Trong Sản Xuất
Trước khi nói đến giải pháp, cần nhìn thẳng vào những gì đang xảy ra khi quản lý kho không được thực hiện đúng.
Ức chế lưu trữ vốn. Kho quá đầy là tiền nằm trong kho mà không sinh lời. Với doanh nghiệp sản xuất, vốn lưu động thường rất eo hẹp, và mỗi đồng bị giam trong nguyên liệu dư thừa là một đồng không thể dùng để tái đầu tư, trả lương hoặc mở rộng sản xuất. Tỷ lệ tồn kho vượt quá nhu cầu sản phẩm sản xuất 20 đến 30% là không có gì lạ tại các nhà máy chưa có hệ thống kiểm soát tốt.
Dừng sản xuất đột ngột vì thiếu nguyên liệu. Đây là hậu quả thiệt hại nhất, tính cả chi phí nhân công chờ, khấu hao máy móc không hiệu quả, làm thêm giờ để bù tiến độ và đôi khi là bồi thường khách hàng vì giao hàng trễ. Một sản phẩm bị ngừng sản xuất không có kế hoạch có thể tiêu tốn một số tiền và vật tự đến rất lớn tùy theo quy mô nhà máy.
Hàng hết hạn hoặc xuống cấp trong kho. Với nguyên liệu có hạn sử dụng như hóa chất, nguyên liệu thực phẩm, hay vật tư điện tử nhạy cảm, việc không theo dõi được lô hàng và ngày nhập kho đúng cách dẫn đến hàng hóa hết hạn trong kho mà không ai biết cho đến khi đưa sản phẩm vào sản xuất và phát sinh. Chi phí của những lần phát hiện này thường lớn hơn nhiều lô nguyên liệu giá trị bị hỏng.
Tính giá thành sản phẩm không chính xác. Khi lượng nguyên liệu thực tế tiêu hao không được ghi đúng, nguyên liệu chi phí trong giá thành sản phẩm sẽ bị tính sai. Doanh nghiệp có thể đang bán sản phẩm với giá thấp hơn chi phí thực tế mà không biết, hoặc báo giá khách hàng sai dẫn đến sai sót trên những đơn hàng tưởng như có lãi.
Phụ thuộc vào một số chủ sở hữu. Khi không có hệ thống, toàn bộ thông tin về tồn kho tập trung vào thủ kho hoặc quản lý kho lâu năm. Đây là rủi ro vô hình nhưng có thể gây ra cơn khủng hoảng bất cứ lúc nào người đó vắng mặt.
Nếu nhà bạn đang gặp một hoặc nhiều hậu quả trên, rất có thể bài toán không nằm ở kho mà lan rộng ra cả hệ thống quản lý đơn treo và kiểm soát vật tư sản phẩm tổng thể.
Các Phương Pháp Quản Lý Tồn Kho Phổ Biến Trong Sản Xuất
Tùy theo đặc thù chuyên ngành và quy mô, mỗi nhà máy sẽ phù hợp với một phương pháp kiểm soát tồn kho khác nhau. Không có phương pháp nào đúng tuyệt đối cho mọi trường hợp, nhưng hãy hiểu rõ từng phương pháp giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với mình.
Phương pháp FIFO và FEFO. FIFO (nhập trước xuất trước) là nguyên tắc phổ biến nhất trong sản xuất thông thường, đảm bảo nguyên liệu nhập trước được sử dụng trước để tránh tồn kho quá lâu. FEFO (hết hạn trước xuất trước) là biến thể dành riêng cho nguyên liệu có hạn sử dụng, phổ biến trong thực phẩm, dược phẩm và hóa chất. Cả hai phương pháp này đều cần có hệ thống theo dõi lô hàng chính xác để thực hiện đúng, không thể áp dụng hiệu quả khi quản lý bằng cửa sổ tay hoặc Excel.
Phân tích ABC. Phương pháp này phân loại toàn bộ kho thành phần tồn tại dựa trên giá trị và tần suất sử dụng. Nhóm A là nguyên liệu giá trị cao hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, cần kiểm soát chặt chẽ nhất. Nhóm B là nguyên liệu quan trọng nhưng ít biến động hơn. Nhóm C là vật tư được hỗ trợ giá trị thấp, có thể quản lý hoạt động linh hoạt hơn. Ứng dụng phân tích ABC giúp bộ phận kho tập trung nguồn lực vào đúng chỗ thay vì quản lý đồng đều tất cả mọi thứ với cùng mức độ chú ý.
Phương pháp MRP – Lập kế hoạch nhu cầu nguyên liệu. Đây là phương pháp nâng cao nhất và phù hợp nhất với môi trường sản xuất theo đơn hàng. MRP tính toán dựa trên cơ sở dữ liệu nguyên tử dựa trên kế hoạch sản xuất, BOM công thức của từng sản phẩm và tồn tại, từ đó tự động xuất ra kế hoạch mua hàng. Thay vì đặt hàng theo kinh nghiệm hoặc chờ đến khi gần hết mới mua, MRP cho phép doanh nghiệp mua đúng loại, đúng số lượng, đúng thời điểm. Đây là tính năng cốt lõi trong hệ thống quản lý sản xuất của hệ thống ERP hiện đại.
Dấu Hiệu Cho Thấy Doanh Nghiệp Đang Quản Lý Tồn Kho Sai Cách
Đôi khi vấn đề xảy ra ở chỗ không có quy trình, đang áp dụng quy trình không phù hợp với sản phẩm sản xuất. Một số dấu hiệu cảnh báo thường gặp.
Kiểm tra danh sách cuối tháng luôn có chênh lệch và cách xử lý thông thường là điều chỉnh sổ sách phù hợp, không truy cập nhân. Nhân viên mua hàng đặt hàng dựa trên ước tính hoặc kinh nghiệm cá nhân, không có dữ liệu tồn tại thực tế làm cơ sở. Kho lưu trữ phải được ghi nhớ hoặc tự động sao chép ở nơi đặt từng loại hàng vì hệ thống không hỗ trợ việc quản lý kho lưu trữ. Kế hoạch sản xuất và kho bộ phận không chia sẻ cùng một nguồn dữ liệu, dẫn đến kế hoạch sản xuất trạng thái nhưng kho lưu trữ không chuẩn.
Nếu bạn nhận được nhiều hơn một trong các dấu hiệu trên thì đây không phải là vấn đề của riêng bộ phận kho mà là tín hiệu cần xem xét lại toàn bộ cách tiếp cận quản lý tồn kho của doanh nghiệp.
Quản Lý Tồn Kho Hiệu Quả Có Cần Công Cụ, Phần Mềm?
Một trong những hiểu biết phổ biến nhất là cho rằng mua phần mềm quản lý tồn kho là đủ để giải quyết bài toán. Thực tế thì phần mềm chỉ là một phần của giải pháp và không phải phần khó nhất.
Nền tảng đầu tiên là tiêu chuẩn của quy trình. Mỗi kho đầu vào giao dịch cần được ghi ngay tại thời điểm phát hiện, không phải cuối cùng hay cuối ngày. Mỗi loại tài liệu cần phải có mã thống nhất, rõ ràng vị trí đơn vị và vị trí lưu trữ xác định. Quy trình nhận hàng từ nhà cung cấp cần kiểm tra số lượng và chất lượng trước khi vào hệ thống. Những điều này nghe hiển nhiên nhưng lại là nơi hầu hết các nhà máy đang có lỗi.
Thứ hai nền tảng là dữ liệu chính xác của BOM (Bill of Materials). Đây là công thức nguyên liệu cho từng sản phẩm, là cơ sở để hệ thống tính toán nhu cầu mua hàng và kiểm tra độ lệch giữa tiêu hao thực tế với kế hoạch. Nếu BOM bị lỗi hoặc chưa được cập nhật theo cách thay đổi công thức, thì mọi số từ hệ thống đưa ra đều không đáng tin.
Nền tảng thứ ba cũng là nơi phần mềm thực sự phát huy giá trị, là kết nối dữ liệu giữa các bộ phận. Khi kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho và mua hàng trên cùng một nền tảng, thông tin được đồng bộ theo thời gian thực, loại bỏ hoàn toàn trạng thái mỗi bộ phận thành một “phiên bản thực tế” khác nhau.
ERP Và Bài Toán Quản Lý Tồn Kho Trong Sản Xuất
Với doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, câu hỏi thực tế không phải là “có cần phần mềm quản lý tồn kho không” mà là “nên chọn phần mềm độc lập hay phân hệ kho trong ERP?”
Phần mềm quản lý kho độc lập có ưu điểm là phát triển nhanh, chi phí ban đầu thấp hơn và dễ học. Nhưng nhược điểm của cơ sở là nó không kết nối với kế hoạch sản xuất và mua hàng, có nghĩa là vẫn cần nhập dữ liệu thủ công ở các giao tiếp giữa các bộ phận và nguy cơ cơ sở dữ liệu không đồng bộ vẫn tồn tại.
Phân hệ quản lý kho trong ERP sản xuất giải quyết vấn đề này từ gốc rễ. Khi lệnh sản xuất được tạo, hệ thống tự động tính toán nhu cầu nguyên liệu theo BOM và kiểm tra tồn kho. Khi nguyên liệu được sản xuất thành sản phẩm, tồn kho cập nhật tức thì. Khi sản phẩm hoàn thành và nhập kho thành sản phẩm, số liệu phản ánh ngay trên báo cáo. Không có khoảng trống thông tin giữa các bước, không cần nhập lại dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác.
Đây là cách tiếp cận mà ERP OnePro dành cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ được xây dựng: quản lý tồn kho không phải là một mô-đun riêng biệt mà là phần cốt lõi được tích hợp xuyên suốt toàn bộ sản phẩm luồng, theo chiến lược MRP định nghĩa, kiểm soát kho theo BOM để báo cáo tồn kho theo thời gian thực.
Bắt Đầu Từ Đâu Nếu Muốn Cải Thiện Quản Lý Tồn Kho?
Câu hỏi này thực tế hơn nhiều so với “làm thế nào để quản lý tồn kho tốt nhất”, vì hầu hết doanh nghiệp không bắt đầu từ tờ giấy trắng mà phải cải thiện từ một hệ thống đang hoạt động nhưng đang gặp vấn đề.
Bước đầu tiên là kiểm tra toàn bộ kho thực tế và đối chiếu với danh sách. Việc này không nhằm mục đích tìm ra con số “chính xác” để ghi vào hệ thống nhằm hiểu được độ chênh lệch hiện tại và những điểm nào trong quy trình đang gây ra chênh lệch lớn nhất.
Bước tiếp theo là chuẩn hóa danh mục: một mã duy nhất cho mỗi loại nguyên liệu, đơn vị tính thống nhất, loại bỏ vòng lặp. Đây là công việc nhạt nhẽo nhưng không thể bỏ qua vì toàn bộ hệ thống quản lý tồn kho sau này sẽ được xây dựng trên nền dữ liệu này.
Song song đó là xây dựng hoặc nhanh chóng kiểm soát BOM cho từng sản phẩm. Nguyên liệu chính xác là điều kiện tiên quyết để hệ thống có thể kiểm soát độ lệch thực tế theo kế hoạch.
Sau khi dữ liệu có sẵn trên nền tảng, việc lựa chọn và phát triển hệ thống phù hợp mới thực sự có ý nghĩa. Triển khai trước khi làm sạch dữ liệu chỉ được đưa ra ở một nơi có giao diện đẹp hơn.
Doanh Nghiệp Bạn Cần Hỗ Trợ Để Tối Ưu Quản Lý Tồn Kho?
Không có doanh nghiệp nào là không có khó khăn. Doanh nghiệp sản xuất cơ khí có bài toán tồn kho khác với doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, quy mô 50 nhân viên có nhu cầu khác với 200 nhân viên. Và ngân sách, khả năng thay đổi sẵn có của đội ngũ cũng có lợi cho các loại lựa chọn phù hợp.
Chính vì vậy, trước khi quyết định bất kỳ giải pháp nào, điều quan trọng nhất là hiểu rõ doanh nghiệp bạn đang ở đâu, đang gặp vấn đề gì cụ thể và muốn đạt được điều gì trong 6 đến 12 tháng tới. Nếu bạn đang loay hoay với bài toán quản lý tồn kho và chưa biết nên bắt đầu từ đâu, chúng tôi sẵn sàng ngồi lại cùng bạn phân tích thực trạng, không mất phí và không cần cam kết trước bất kỳ điều gì.
Đăng ký tư vấn miễn phí để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi giúp bạn xác định đúng nguyên nhân gốc rễ và trình bày cải tiến phù hợp với quy mô thực tế của nhà máy.
Hoặc nếu bạn muốn thấy trực tiếp một hệ thống quản lý tồn kho sản xuất hoạt động như thế nào, hãy theo dõi tồn tại theo thời gian thực, hãy kiểm soát Trình điều khiển BOM đến kế hoạch mua hàng tự động theo MRP, đặt lịch demo ERP OnePro để chúng tôi thử nghiệm mẫu dữ liệu của sản phẩm sản xuất lớn.
Kết luận
Quản lý tồn kho không phải là nhiệm vụ của bộ phận kho riêng. Đó là một bài toán liên quan đến toàn bộ hoạt động chuỗi, kế hoạch sản xuất, mua hàng, đến kho lưu trữ và tài chính đầu ra. Khi bất kỳ doanh nghiệp nào vẫn nhìn bài toán tồn kho như một vấn đề cục bộ của kho hàng, những giải pháp đưa ra sẽ tiếp tục chỉ là bề mặt mà không chạm tới nguyên nhân thực sự.
Kho lưu trữ được quản lý tốt không phải là tồn kho bằng không, cũng không phải tồn kho càng nhiều càng an toàn. Đó là tồn kho đúng loại, đúng số lượng, đúng lúc, và luôn có thể biết chính xác là bao nhiêu bất kỳ khi nào bạn cần.
Vừa là tiêu điểm, vừa là nền tảng để máy của bạn thực hiện công suất chính xác và lợi nhuận kỳ vọng.
Xem thêm: Mất kiểm soát vật tư: Kẻ thù thầm lặng đang ăn mòn lợi nhuận nhà máy | Mất kiểm soát đơn hàng: Khi nào thì đến điểm không thể cứu? | Hệ thống quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp sản xuất
Bạn đang tìm giải pháp để giải quyết vấn đề quản lý tồn kho, hay là một ERP chuyên dụng cho nhà sản xuất? Liên hệ ngay với OnePro để được tư vấn về mức độ chuyển đổi tối ưu nhất.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống ERP Sản Xuất hàng đầu Việt Nam!
Email: contact@gtsvn.com.vn
Fanpage: GlobalTechnologySolutionsVN
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống ERP Sản xuất hàng đầu Việt Nam!