Có một cuộc trò chuyện mà chúng tôi gặp khá thường xuyên khi làm việc với các giám đốc nhà sản xuất vừa và nhỏ. Nó thường bắt đầu bằng câu hỏi rất đơn giản: “Anh có biết ngay lúc này kho đang còn bao nhiêu nguyên liệu X không?”. Câu trả lời gần đây như bây giờ cũng là: “Để tôi hỏi thủ kho.”
Rồi vài phút sau, thủ kho đưa ra một con số. Nhưng khi xuống tận nơi kiểm tra, số chênh lệch như vậy với thực tế, đôi khi lệch đáng kể. Và khi hỏi tại sao lại lệch, câu trả lời lại là “hiện tại chưa kịp ghi” hoặc “cái lô đó anh A lấy trước chưa làm phiếu.”
Đây không phải lỗi của thủ kho. Đây là dấu hiệu của một vấn đề về cấu trúc sâu hơn nhiều: nhà máy đang mất kiểm soát vật tư, và số tiền mất đi khi gặp trạng thái này đang chảy từng ngày mà không ai nhìn thấy được trên bất kỳ báo cáo nào.
Tại Sao Vật Tư Lại Khó Kiểm Soát Đến Vậy?
Trước khi nói đến giải pháp, cần thành thật với nhau về lý do tại sao đây là bài toán khó ngay cả với những nhà máy có đội ngũ quản lý giỏi và kỷ luật khi tình trạng mất kiểm soát vật tư.
Hàng hóa thông thường trong kho của một doanh nghiệp thương mại vào rồi ra, dễ đếm, dễ đối chiếu. Vật tư trong nhà sản xuất thì khác hoàn toàn. Nó được cắt, trộn, gia công, biến đổi hình dạng qua từng giai đoạn.
Mỗi lần sản xuất tiêu hao một lượng nguyên liệu theo định mức lý thuyết, nhưng thực tế luôn có một số lượng hao hụt tự nhiên, khi thao tác sai hoặc thay đổi công thức đột ngột, cộng thêm việc là một nhà máy thường có hàng trăm loại vật tư khác nhau, mỗi loại một đơn vị tính, một điều kiện bảo quản, một hạn mức sử dụng riêng và được sử dụng cho nhiều sản phẩm theo tỷ lệ khác nhau.
Không có bộ não nào có thể theo dõi tất cả điều đó trong quá trình vận hành theo thời gian thực. Nhưng đó lại là cách mà nhiều nhà xưởng đang vận hành, bởi vì từ trước đến nay nó vẫn “chạy được”. Vấn đề là “chạy được” không có nghĩa là “hiệu quả”. Và sự khác nhau của hai điều đó là tiền của doanh nghiệp mỗi ngày.
Bốn Biểu Hiện Nhận Biết Nhà Máy Mất Kiểm Soát Vật Tư
Mất kiểm soát vật tư không phát thành khủng hoảng ngay lập tức. Nó tích lũy âm thầm và thường bị bỏ qua vì mỗi cố gắng riêng lẻ đều có vẻ như “được giải thích”. Nhưng nếu những biểu hiện dưới đây xảy ra đều đặn, thì đó không còn là sự cố ngẫu nhiên nữa.
Số liệu kho và thực tế không bao giờ khớp hoàn toàn. Kiểm tra danh sách vào thời điểm cuối cùng cũng có chênh lệch và giải pháp xử lý thường là bút toán điều chỉnh cuối cùng để “cho cân bằng sổ sách”. Nhiều người xem đây là câu chuyện bình thường trong sản phẩm. Thực ra, chênh lệch trong ngưỡng kỹ thuật cho phép là bình thường, còn chênh lệch không truy ra được nguyên nhân thì không bình thường chút nào. Mỗi lần điều chỉnh không thích hợp là một lần hệ thống theo dõi không phản ánh được tính chính xác của hệ thống.
Vừa đủ vừa thiếu một lúc. Kho chứa đầy đủ một số loại nguyên liệu vì bộ phận mua hàng không biết tồn tại kho thực tế, trong khi dây tốc độ lại phải dừng lại vì thiếu một loại vật tư khác mà không ai đặt mua đáp ứng. Đây là biểu hiện kinh điển nhất của tình trạng mất kiểm soát: hai vấn đề trái chiều nhau nhưng cùng xuất hiện từ một nguyên nhân duy nhất là thiếu dữ liệu tồn tại kho chính xác theo thời gian thực.
Vật liệu không khớp nhưng không ai biết phần chênh lệch đi đâu. Tháng này sản xuất 1.000 sản phẩm A, theo định mức cần 2.000 kg nguyên liệu X, nhưng kho đã mất tận 2.350 kg. 350 kg chênh lệch đó là hao hụt thực tế trong sản xuất, là sai sót khi xuất kho, hay là thất thoát do nguyên nhân khác? Nếu không có câu trả lời rõ ràng thì không có hệ thống kiểm soát nào đang thực sự hoạt động.
Toàn bộ bộ thông tin phụ thuộc vào một hoặc hai người. Thủ kho lâu năm biết chính xác từng loại vật tư ở kệ nào, hạn dùng đến đâu, nhà cung cấp dù giao khi nào. Khi người đó nghỉ phép, nghỉ việc hoặc mắc lỗi, cả hệ thống kho bắt đầu dừng hoạt động. Đây không phải là vấn đề nhân sự mà là vấn đề doanh nghiệp chưa có hệ thống để thay thế trí nhớ cá nhân.
Nếu bạn gặp phải ít nhất hai trong biểu hiện trên, đã đến lúc bạn phải nghiêm túc ngồi lại và giải quyết vấn đề đang bào mòn doanh nghiệp của bạn!
Cái Giá Thực Sự Việc Mất Kiểm Soát Vật Tư
Để xác định mức độ nghiêm trọng của việc mất kiểm soát vật tư, cần phải thay đổi vấn đề thành một số trường hợp, dù rằng đây là chi phí mà nhiều doanh nghiệp chưa từng ngồi tính chính xác.
Chi phí mất đi trực tiếp nhất là giá trị của vật tư thất thoát ra hoặc hư hỏng do bảo quản sai, nhập thừa do không biết tồn kho thực tế hoặc xuất sai theo định mức mà không thể truy nguyên nhân. Với doanh nghiệp có thu nhập 50 tỷ đồng mỗi năm, tỷ lệ thất thoát ở mức 2 đến 3% tương đương 1 đến 1,5 tỷ đồng biến mất hằng năm mà không để lại dấu vết nào trên báo cáo tài chính chính.
Chi phí gián đoạn còn lớn hơn và khó xác định hơn. Mỗi lần dừng lại vì thiếu nguyên liệu bất ngờ, tổn hại không chỉ là giá trọ của nguyên liệu bị thiếu. Đó còn là chi phí nhân công của cả ca sản xuất không hoàn thành, chi phí máy móc chạy hoặc khởi động lại, chi phí làm thêm giờ để bù tiến độ, và đôi khi là chi phí đền bù hoặc mất hợp đồng vì giao hàng chậm. Một lần sản xuất đột ngột tại nhà máy trung bình có thể tiêu tốn một số tiền đến vài trăm triệu đồng, tùy theo loại sản phẩm và số thời gian gián đoạn.
Còn một loại chi phí thứ ba mà ít ai tính đến: chi phí cơ hội. Khi không chắc chắn về lượng vật tư thực sự có trong kho và bao nhiêu đang trên đường về, doanh nghiệp không thể đưa ra cam kết đối với khách hàng. Và đôi khi, vì không đủ tin vào số liệu của mình, doanh nghiệp bỏ qua những đơn hàng tốt chỉ vì sợ không đảm bảo được tiến độ. Đây là khoản thiệt hại không bao giờ xuất hiện trong báo cáo nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của xưởng sản xuất.
Vì Sao Excel Là Không Đủ Đủ Để Kiểm Soát Vật Tư?
Câu trả lời không phải là Excel hay Lạc hậu. Excel là công cụ tốt cho rất nhiều công việc. Vấn đề nằm ở bản chất của vật tư trong môi trường sản xuất thực tế đối với việc bị mất kiểm soát vật tư.
Dữ liệu vật tư thay đổi liên tục trong ngày: mỗi lần xuất kho cho lênh sản xuất, mỗi lần nhập vào từ nhà cung cấp, mỗi lần trả lại vật tư từ xưởng về kho đều cần ghi ngay lập tức. Mặc dù có thể nhập liệu chính xác, số liệu trong hệ thống vẫn chưa phản ánh thực tế. Và khi có một số lượng lớn lượt giao dịch như vậy mỗi ngày, việc cập nhật thủ công vào Excel là điều cực kì tốn thời gian và nhân lực.
Excel cũng không có cơ chế kiểm soát. Khi nhân viên xuất 2.350 kg thay vì 2.000 kg theo định mức đúng, Excel không cảnh báo gì. Sai đó chỉ được phát hiện vào cuối tháng khi kiểm tra danh sách, và lúc đó đã là quá trễ vì số nguyên vật liệu đó đã thất thoát.
Quan trọng hơn, Excel không thể kết nối với kế hoạch sản phẩm. Khi bộ phận tạo ra lệnh sản xuất mới, kho không tự động biết cần chuẩn bị vật tư gì, số lượng bao nhiêu, cần xuất vào lúc nào, tất cả đều phải được thực hiện thủ công và trong mỗi bước chuyển giao công việc đó, thông tin có thể sai sót hoặc nhầm lẫn. Khi sử dụng Excel thì những điều này không giúp giải quyết tình trạng mất kiểm soát vật tư mà đôi khi còn nghiêm trọng hơn.
Kiểm tra Soát Vật Tư Đúng Nghĩa Trông Như Thế Nửa?
Doanh nghiệp kiểm soát vật tư tốt không phải là doanh nghiệp không bao giờ có chênh lệch, hao hụt tự nhiên trong sản xuất, đây là thực tế và không thể tránh khỏi. Điều phân biệt là khi chênh lệch xảy ra, doanh nghiệp phát hiện ngay và khắc phục nguyên nhân trong vài phút thay vì phải chờ đến cuối tháng.
Nền tảng của việc kiểm soát vật tư hiệu quả là dữ liệu tồn tại chính xác theo thời gian. Mỗi kho giao dịch đầu vào được ghi nhận ngay tại thời điểm phát hiện, không phải vào cuối ca hay ngày cuối cùng. Điều này yêu cầu quy định nghiêm ngặt hơn nhưng bù lại, bất kỳ ai có thẩm quyền đều có thể tra cứu số liệu tồn tại kho chính xác bất kỳ lúc nào mà không cần gọi điện cho thủ kho.
Tầng tiếp theo là kiểm tra khả năng tự động kiểm tra. Khi hệ thống biết sản phẩm A cần đúng bao nhiêu vật tư theo công thức BOM, nó có thể tự động so sánh lượng vật tư thực tế xuất ra định mức và cảnh báo ngay khi có độ lệch bất thường, không cần thiết phải đến kiểm tra cuối cùng.
Tầng quan trọng nhất đối với mục tiêu kế hoạch là khả năng dự báo nhu cầu của kế hoạch xuất khẩu. Khi hệ thống biết tuần tới nhà máy sẽ sản xuất bao nhiêu đơn vị của từng loại sản phẩm, nó tự động tính toán cần bao nhiêu từng loại vật tư, đối chiếu với tồn tại kho hiện tại và cảnh báo những gì cần đặt mua thêm. Bộ phận mua hàng không cần mong chờ, không cần chờ đến khi sắp hết hàng mới phát hiện.
Đây chính xác là những gì phân hệ quản lý vật tư trong ERP OnePro dành cho doanh nghiệp sản xuất phù hợp và nhỏ được xây dựng để giải quyết, từ kiểm soát tồn tại thời gian thực, quản lý BOM, đến tự động MRP nguyên liệu theo yêu cầu định nghĩa.
Từng Bước Ổn Định Lại Khi Mất Kiểm Soát Vật Tư
Với những nhà máy đang ở trạng thái vật liệu lộn vòng, đừng cố gắng thay đổi tất cả một lần. Cách tiếp cận thực tế hơn là bắt đầu từ những điểm gây đau nhất.
Bước đầu tiên, cũng là bước nhiều doanh nghiệp hay bỏ qua nhất, là tiêu chuẩn hóa danh mục vật tư. Cùng một loại nguyên liệu nhưng được gọi với ba tên khác nhau ở ba bộ phận, hoặc được mã hóa không nhất quán qua nhiều năm là chuyện rất phổ biến. Trước khi phát triển bất kỳ công cụ nào, cần có một danh mục vật tư tốt nhất với mã duy nhất cho mỗi loại, đơn vị rõ ràng và không lặp lại.
Bước tiếp theo là kho đầu vào chuẩn hóa quy trình. Mỗi giao dịch cần có bằng chứng đi kèm, được duyệt đúng người và ghi vào hệ thống ngay khi phát sinh. Không có ngoại lệ vì “đơn giản” hay “gấp”. Đây là bước yêu cầu thay đổi thói quen nhiều hơn thay đổi công nghệ, và thường cần phải có cam kết rõ ràng từ cấp lãnh đạo thì mới thực sự được bổ sung.
Sau khi quy trình ổn định, bước quan trọng nhất là lựa chọn và phát triển công cụ phù hợp để số hóa toàn bộ hoạt động quản lý vật tư. Công cụ cần kết nối với kế hoạch sản xuất và mua hàng trên cùng một nền tảng, để mỗi bộ phận vẫn sử dụng một công cụ riêng biệt riêng biệt.
Doanh Nghiệp Bạn Đang Ở Đâu Trong Vấn Đề Này?
Sau khi đọc đến đây, nhiều giám đốc nhà máy thường có một trong hai phản hồi. Hoặc là “đúng rồi, tôi đang gặp những vấn đề này” và bắt đầu nghĩ đến chuyện phải làm gì. Hoặc là “nhà tôi cũng có một số vấn đề nhưng chưa đến mức nghiêm trọng” và tiếp tục chủ quan.
Phản ứng thứ hai là phản ứng nguy hiểm hơn, bởi vì mất kiểm soát vật tư không bao giờ tự nhiên cải thiện khi doanh nghiệp tăng trưởng. Nó chỉ ngày càng trở nên phức tạp hơn và khó xử lý hơn.
Nếu bạn đang muốn đánh giá thực trạng mất kiểm soát vật tư tại nhà máy của mình một cách khách quan, chúng tôi có thể giúp bạn thực hiện điều đó trong một buổi trao đổi ngắn, không mất phí và không cần phải cam kết bất kỳ điều gì.
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí để chúng tôi cùng ngồi phân tích quy trình hiện tại của doanh nghiệp bạn, xác định những điểm đang gây thất vọng nhất, và đưa ra giải pháp cải thiện phù hợp với quy mô và ngân sách thực tế để giải quyết tình trạng mất kiểm soát vật tư mãi mãi.
Hoặc nếu bạn muốn tìm hiểu một hệ thống quản lý vật tư hoạt động như thế nào trong thực tế, hãy đặt lịch demo ERP OnePro để đội ngũ chúng tôi thử trực tiếp trên mô hình dữ liệu của ngành sản xuất, bao gồm toàn bộ luồng từ nguyên vật liệu MRP, kiểm tra kiểm soát BOM để báo cáo tồn kho theo thời gian thực.
Kết luận
Mất kiểm soát vật tư là vấn đề phổ biến hơn nhiều người nghĩ, và nguy hiểm hơn là vẻ ngoài của nó. Không phải vì nó gây ra cơn khủng hoảng ngay lập tức, mà chính vì nó không gây ra cơn khủng hoảng ngay lập tức. Nó âm thanh ồn ào mòn lợi nhuận theo từng tháng, làm chậm tiến độ từng đơn hàng, và từng bước tạo doanh nghiệp phụ thuộc ngày càng nhiều vào một vài người thay vì vào hệ thống.
Nhà máy không trong tình trang mất kiểm Kiểm soát vật tư mới thực sự kiểm soát được chi phí. Và nhà kiểm soát được chi phí mới thực sự được lợi nhuận chủ sở hữu của mình trong thời hạn dài.
Bạn đang tìm giải pháp để giải quyết vấn đề mất kiểm soát vật tư, hay là một ERP chuyên dụng cho nhà sản xuất? Liên hệ ngay với OnePro để được tư vấn về mức độ chuyển đổi tối ưu nhất.
OnePro ERP – Hệ thống quản trị sản xuất hàng đầu Việt Nam
Hotline: 0375.641.992
Email: contact@gtsvn.com.vn