Quy trình mua hàng từ PR đến PO trên OnePro

Quy trình mua hàng từ PR đến PO trên OnePro: 7 bước, 3 điểm tự động hoá

Từ lúc cần mua tới lúc hàng về kho, một đơn hàng đi qua 7 bước của quy trình mua hàng. Mỗi bước làm tay là một chỗ có thể chậm, sai hoặc thất lạc.

Ở nhiều xưởng sản xuất vừa và nhỏ, quy trình mua hàng vẫn chạy trên email, Zalo, điện thoại và giấy tờ.

1. Tổ trưởng nhắn cần thép tấm. Phòng mua hàng ghi vào sổ.
2. Trưởng bộ phận duyệt qua tin nhắn.
3. Nhân viên mua gọi 3 nhà cung cấp, ghi giá ra giấy nháp.
4. Hàng về, thủ kho đếm và ký phiếu.
5. Cuối tháng, kế toán ngồi dò từng hoá đơn với từng phiếu nhập.

Cách làm này vẫn chạy được khi xưởng có vài đơn mỗi tuần. Nhưng khi số lượng đơn hàng tăng, ba vấn đề xuất hiện gần như chắc chắn:

• Yêu cầu bị thất lạc: một tin nhắn Zalo trôi mất là một lô vật tư không được đặt, và dây chuyền phải chờ.
• Không biết ai đang giữ ở bước nào: “Đơn đó duyệt chưa?” là câu hỏi lặp lại mỗi ngày mà không ai trả lời chắc chắn được.
• Không truy vết được: khi có sai lệch về giá hoặc số lượng, không có dữ liệu để biết ai duyệt, duyệt lúc nào, dựa trên báo giá nào.

Bài viết này đi qua đúng 7 bước của quy trình mua hàng, từ yêu cầu mua hàng (PR) đến đơn mua hàng (PO) và đối chiếu công nợ, và chỉ rõ OnePro tự động hoá ở đâu.

Bước 1: Tạo yêu cầu mua hàng (YCMH)

Cách làm thủ công: Người cần vật tư phải tự nhớ và tự báo. Nếu quên, hoặc báo muộn, sản xuất sẽ thiếu nguyên liệu đúng lúc cần.

Trên OnePro: Yêu cầu mua hàng được tạo trực tiếp trên hệ thống, với đầy đủ mã vật tư, số lượng, ngày cần và bộ phận yêu cầu.

Điểm tự động hoá: YCMH có thể tự sinh từ BOM và kế hoạch sản xuất. Khi có lệnh sản xuất mới, hệ thống tính ra lượng nguyên vật liệu cần dùng dựa trên định mức, đối chiếu với tồn kho hiện có, rồi đề xuất phần còn thiếu. Ngoài ra, hệ thống có thể cảnh báo khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu để tạo yêu cầu bổ sung. Không ai phải “nhớ để đặt” nữa.

👉 Xem thêm: [Quản lý BOM trên OnePro]

Bước 2: Duyệt yêu cầu mua hàng

Cách làm thủ công:  Trên quy trình mua hàng cũ thì người tạo yêu cầu phải tự đi tìm người duyệt, gửi tin nhắn, chờ phản hồi. Nếu người duyệt đi công tác, yêu cầu nằm im.

Trên OnePro: YCMH được chuyển tự động tới đúng người duyệt theo hạn mức. Ví dụ, đơn dưới một mức giá trị nhất định chỉ cần trưởng bộ phận duyệt, đơn lớn hơn sẽ đi tiếp lên giám đốc. Người duyệt nhận thông báo và xử lý ngay trên hệ thống.

Kết quả: Không cần đi hỏi từng người. Mọi người đều thấy yêu cầu đang ở bước nào, ai đang giữ, và lịch sử duyệt được lưu lại đầy đủ.

Bước 3: Lấy báo giá nhà cung cấp

Cách làm thủ công: Nhân viên mua hàng gọi điện, nhắn Zalo cho từng nhà cung cấp, rồi ghi giá ra giấy hoặc File Excel. Báo giá nằm rải rác ở nhiều nơi và rất khó kiểm tra lại.

Trên OnePro: Từ YCMH đã duyệt, nhân viên mua hàng gửi yêu cầu báo giá (RFQ) tới nhiều nhà cung cấp ngay trên hệ thống.

Kết quả: Báo giá về tập trung một chỗ, gắn với đúng yêu cầu mua hàng ban đầu. Không phải chép tay từ tin nhắn hay cuộc gọi.

Bước 4: Duyệt báo giá nhà cung cấp

Cách làm thủ công: So sánh giá bằng mắt trên nhiều File, dễ bỏ sót điều kiện giao hàng, thời hạn thanh toán hay chi phí vận chuyển.

Trên OnePro: Các báo giá được đặt cạnh nhau trên màn hình so sánh trực quan: đơn giá, thời gian giao, điều kiện thanh toán. Người phụ trách chọn nhà cung cấp tối ưu và duyệt ngay trên màn hình đó.

👉 Xem thêm: [So sánh báo giá nhiều nhà cung cấp (RFQ)]

Bước 5: Tạo đơn mua hàng (PO)

Đây là điểm tinh gọn mạnh nhất của quy trình mua hàng.

Cách làm thủ công: Mỗi yêu cầu mua hàng thành một đơn riêng. Cùng một nhà cung cấp thép nhưng trong tuần có thể phát sinh 5 đơn lẻ, mỗi đơn vài mặt hàng. Kết quả là nhiều chứng từ, nhiều lần giao nhận, nhiều hoá đơn phải theo dõi.

Trên OnePro: Hệ thống tự gộp các mục đã duyệt của cùng một nhà cung cấp thành một đơn mua hàng. Nhân viên mua chỉ cần kiểm tra lại và phát hành.

Lợi ích:

• Giảm số lượng đơn lẻ tẻ, dễ theo dõi và quản lý hơn.
• Ít lần giao nhận và ít hoá đơn hơn, giảm việc cho cả kho và kế toán.
• Đơn gộp có giá trị lớn hơn, tạo lợi thế khi thương lượng giá với nhà cung cấp.

Bước 6: Nhận hàng và lưu kho

Cách làm thủ công: Thủ kho đếm hàng, ghi phiếu nhập tay, sau đó mới nhập vào sổ kho hoặc Excel. Nếu hàng về thiếu, thừa hoặc sai quy cách, thông tin thường đến tai phòng mua rất muộn.

Trên OnePro: Khi nhận hàng, thủ kho tạo phiếu nhập từ chính đơn mua hàng. Tồn kho được cập nhật ngay khi xác nhận nhận hàng.

Điểm tự động hoá của quy trình mua hàng: Hệ thống tự đối chiếu số lượng nhận với số lượng đặt. Chênh lệch được đánh dấu ngay để phòng mua xử lý với nhà cung cấp, thay vì phát hiện ra vào cuối tháng.

Bước 7: Đối chiếu công nợ

Cách làm thủ công: Kế toán cầm đơn mua, phiếu nhập kho và hoá đơn nhà cung cấp, dò từng dòng. Việc này tốn thời gian, dễ sót, và là kẽ hở cho sai sót hoặc gian lận thanh toán.

Trên OnePro: Hệ thống thực hiện đối chiếu 3 bên tự động giữa:

1. Đơn mua hàng (đặt bao nhiêu, giá bao nhiêu),
2. Phiếu nhận hàng (thực nhận bao nhiêu),
3. Hoá đơn nhà cung cấp (bị tính tiền bao nhiêu).

Khi ba chứng từ khớp nhau, khoản phải trả được ghi nhận vào công nợ. Khi có sai lệch về số lượng hoặc đơn giá, hệ thống cảnh báo ngay để kế toán kiểm tra trước khi thanh toán.

Kết quả: Không trả tiền cho hàng chưa nhận, không trả sai giá đã thoả thuận, và giảm rủi ro gian lận trong khâu thanh toán trong toàn bộ quy trình mua hàng.

Trước và sau khi dùng OnePro để áp dụng cho quy trình mua hàng.

Trước đây, 7 bước diễn ra rời rạc qua nhiều kênh, mất nhiều ngày và không truy vết được. Trên OnePro, toàn bộ quy trình liền mạch trong một hệ thống, với 3 điểm tự động hoá chính (tạo YCMH từ BOM, gộp đơn mua theo nhà cung cấp, đối chiếu 3 bên) giúp rút ngắn đáng kể thời gian mua hàng và giảm sai sót ở những khâu dễ phát sinh lỗi nhất.

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp anh/chị đang tắc ở bước nào?

Mỗi xưởng có cách mua hàng riêng: có nơi tắc ở khâu duyệt, có nơi rối ở khâu báo giá, có nơi mất nhiều công nhất ở cuối tháng khi đối chiếu công nợ. OnePro không yêu cầu doanh nghiệp thay đổi toàn bộ cách làm, mà điều chỉnh để phù hợp với quy trình thực tế và gợi ý cải tiến ở những điểm nghẽn.

[Đặt lịch khảo sát quy trình mua hàng miễn phí] — đội ngũ tư vấn OnePro sẽ cùng anh/chị vẽ lại quy trình hiện tại, chỉ ra những bước có thể tự động hoá và demo trực tiếp trên dữ liệu gần với thực tế của doanh nghiệp.