Bỗng một ngày, người quản lý nhận được tin báo: dây chuyền sản xuất phải dừng vì thiếu nguyên liệu. Gọi lên phòng mua hàng thì mới biết tuần trước đã đặt hàng, nhưng cài đặt sai cách. Hàng về đúng số lượng, nhưng sai kích thước, không sử dụng được. Nhà cung cấp cần 5 ngày để giao lại. Khách hàng thì đang thúc giục tiến độ của đơn hàng.
Vậy là nhà máy của bạn đã xảy ra lỗi khi đặt hàng. Một sai lầm nhỏ, nhưng hậu quả đã lan ra khắp nhà máy và gây tổn thất nặng nề.
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực sản xuất, câu chuyện trên không xa lạ. Nó xảy ra ở nhiều nhà máy vừa và nhỏ tại Việt Nam, thường xuyên hơn những gì người ta tưởng và thiệt hài nhiều hơn những gì người ta nghĩ.
Lỗi Đặt Hàng Là Gì?
Lỗi đặt hàng là tất cả các sai sót phát hiện trong quá trình doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, linh kiện, hàng hóa từ nhà cung cấp. Lỗi có thể xảy ra ở bất kỳ bước nào trong chuỗi mua hàng, từ lúc xác định nhu cầu, cài đặt đơn đặt hàng, gửi đến nhà cung cấp, nhận hàng về kho, đến khi thanh toán và có chứng từ chứng minh.
Việc đặt hàng theo cảm tính, dựa trên ước lượng số lượng hay kinh nghiệm là một sai lầm đang âm thầm ảnh hưởng đến lợi nhuận của vô số doanh nghiệp. Nó gây ra lãng phí, làm mất lòng khách hàng và tổn thất về cả mặt kinh tế lẫn uy tín của doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp sản xuất, mức độ thiệt hại do lỗi đặt hàng còn nghiêm trọng hơn nhiều so với một doanh nghiệp thương mại có thể. Mỗi nguyên liệu thiếu hoặc sai đều có thể kéo cả một dây truyền, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và uy tín của công ty.
Các loại lỗi đặt hàng phổ biến nhất trong sản xuất
Không phải tất cả các lỗi đặt hàng đều giống nhau. Biết rõ từng loại giúp doanh nghiệp biết chính xác mình đang mắc phải vấn đề gì và cần khắc phục ở đâu.
Đặt Sai Số Lượng
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng dễ gây ra thiệt hại lớn nhất. Đặt ít hơn nhu cầu thực tế dẫn đến thiếu nguyên liệu giữa chừng, phải mua gấp với giá cao hoặc dừng sản xuất. Đặt nhiều hơn so với cần thiết thì tồn kho tăng, đọng vốn, nguyên liệu có nguy cơ hết hạn sử dụng hoặc xuống cấp trong kho.
Cả hai tình huống đều gây thiệt hại, chỉ là thiệt hại theo cách khác nhau. Bạn đặt hàng sai số lượng so với nhu cầu thực tế là biểu hiện rõ ràng nhất của tình trang lỗi đặt hàng.
Lỗi đặt hàng sai chất lượng
Nguyên liệu về đúng số lượng nhưng sai kích thước, sai vật liệu, sai màu sắc hoặc sai thông số kỹ thuật. Loại lỗi đặc biệt nguy hiểm này thường chỉ được phát hiện khi hàng đã về kho hoặc thậm chí được đưa vào sản xuất, lúc đó tổn hại đã phát sinh mà không thể khắc phục hoàn toàn.
Mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại cũng là một trong những sai lầm thường gặp trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Nguyên nhân thường đến từ việc làm thông tin kỹ thuật truyền đạt không chính xác giữa bộ phận sản xuất và bộ phận mua hàng, hoặc nhân viên mua hàng không có đủ thông tin về định lượng và yêu cầu kỹ thuật của từng loại nguyên vật liệu
Lỗi đặt hàng về nhà cung cấp
Nhiều doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp cùng một loại nguyên liệu, mỗi nhà cung cấp có giá, chất lượng và điều kiện giao hàng khác nhau. Khi không có hệ thống quản lý nhà cung cấp rõ ràng, nhân viên mua hàng có thể đặt theo thói quen hoặc theo mối quan hệ cá nhân thay vì theo tiêu chí tốt nhất cho doanh nghiệp, dẫn đến mua giá cao hơn cần thiết hoặc nhận hàng chất lượng thấp hơn tiêu chuẩn.
Lỗi đặt hàng về thời gian
Đặt quá sớm sẽ ảnh hưởng đến tồn kho lưu trữ, kho bị quá tải và gặp tình trạng đọng vốn. Đặt quá muộn thì không đáp ứng được thời gian đơn hàng, phải trả thêm phí vận chuyển nhanh chóng hoặc chấp nhận dừng sản xuất nguyên liệu chờ. Cả hai đều là lỗi về mặt thời gian, chỉ khác nhau về hướng tổn thất cho doanh nghiệp.
Lỗi đặt hàng khi không kiểm duyệt
Cảm giác ra sao khi hai người hoặc hai bộ phận cùng đặt một đơn hàng mà không biết về nhau. Nghe qua thì có vẻ như hiếm, nhưng thực tế lại xảy ra không ít ở các nhà máy chưa có hệ thống quản lý mua hàng tích hợp. Một người đặt qua email, một người đặt qua điện thoại, đến khi hàng về việc mới phát hiện có hai đơn. Kho nhận hàng gấp đôi nhu cầu, tiền đã trả, vốn đã cạn kiệt.
Nhân viên mua hàng tự động đặt giới hạn hoặc đặt những mặt hàng chưa được cấp trên duyệt qua. Loại lỗi này không gây tổn hại đến tài chính nhưng lại tạo ra nguy cơ về kiểm soát nội bộ nghiêm trọng, có thể dẫn đến rối loạn, mất kết nối nội bộ nếu không được phát hiện kịp thời.
Hậu Quả Thực Tế: Một lỗi Đặt Hàng Gây Ra Bao Nhiêu Tổn Hại?
Nhiều chủ doanh nghiệp khi biết về lỗi đặt hàng thường nghĩ là vấn đề nhỏ, xử lý được. Nhưng khi nhìn vào toàn bộ tổn thất mà một lỗi đặt hàng gây ra, một con số khổng lồ thực tế đầy bất ngờ.
Quá trình sản xuất bị gián đoạn
Năng suất sản xuất giảm và dây truyền của doanh nghiệp gặp sự cố, phải mất thời gian để khắc phục, ảnh hưởng tới quá trình sản xuất sản phẩm, làm giảm năng suất lao động và gây ra tình trạng gián đoạn tiến trình sản xuất. Khi nguyên liệu bị thiếu hoặc sai quy định, toàn bộ dây chuyền phải dừng hoặc chuyển sang sản xuất sản phẩm khác, gây xáo trộn toàn bộ lịch sản xuất đã lên kế hoạch
Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch
Mua gấp nguyên liệu thay thế bao giờ cũng tốn kém hơn mua theo kế hoạch ban đầu. Phí vận hành chuyển nhanh, giá mua lẻ cao hơn giá mua số lượng lớn, chi phí làm thêm giờ để bù đắp tiến trình bị trễ, tất cả cộng lại thành một khoản phát sinh mà không có trong ngân sách ban đầu.
Giao hàng trễ, mất khách
Thời gian giao hàng sẽ kéo dài, dẫn đến chậm chạp trong việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến niềm tin của họ. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu của thị trường, từ đó mất đi cơ hội kinh doanh.
Với khách hàng B2B trong ngành sản xuất, giao hàng trễ không chỉ là mất niềm tin mà có thể dẫn đến phạt hợp đồng, mất đơn hàng tiếp theo hoặc mất cả đối tác chiến lược lâu năm.
Kho nguyên liệu bị mất kiểm soát
Sau khi gặp lỗi đặt hàng, kho phải chứa thêm những nguyên vật liệu vốn không có trong kế hoạch sản xuất, gây ảnh hưởng đến cả bộ phận kho và những sản phẩm sản xuất khác vì thiếu chỗ trống để nhập các loại vật liệu khác, vốn của công ty thì bị khóa trong kho cùng đơn hàng bị sai. Với những nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn hay dễ dàng xuống cấp theo thời gian, đây còn là nguy cơ mất trắng một phần hàng có giá trị.
Rủi ro nội bộ
Quy trình đặt hàng không minh bạch, không có kiểm soát nhiều cấp là môi trường thuận lợi cho gian dối trong mua hàng. Từ đặt hàng từ nhà cung cấp “ruột” với giá cao hơn nhiều so với trên thị trường, đến tạo đơn đặt hàng giả, đây là loại rủi ro mà nhiều doanh nghiệp SME chỉ phát hiện khi tổn hại đã lớn.
Vì Sao Doanh Nghiệp Sản Xuất SME Hay Mẵc Lỗi Đặt Hàng?
Lỗi đặt hàng không phải do nhân viên thiếu năng lực. Phần lớn là do các vấn đề quản trị mà nhiều doanh nghiệp SME đang phải đối mặt.
Không có dữ liệu tồn kho ở thời điểm đặt hàng
Khi nhân viên mua hàng không biết chính xác trong kho còn bao nhiêu nguyên liệu, họ phải đặt căn cứ vào ước tính hoặc phải gọi điện hỏi thủ kho. Thông tin không chính xác dẫn đến quyết định đặt hàng không chính xác. Đây là nguồn gốc của rất nhiều lần đặt hàng thừa hoặc thiếu.
Bộ phận mua hàng không kết nối với bộ phận sản phẩm
Phòng Marketing chuẩn bị tung ra một chiến dịch lớn cho sản phẩm A nhưng lại quên không báo cho phòng Mua hàng. Câu chuyện này không chỉ xảy ra giữa Marketing và Mua hàng. Tại nhà sản xuất máy, bộ phận sản xuất thay đổi kế hoạch sản xuất đột ngột nhưng thông tin không được cập nhật cho bộ phận mua hàng kịp thời. Kết quả là đặt hàng dựa trên kế hoạch cũ, không phản ánh đúng nhu cầu thực tế
Phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân
Kinh nghiệm là báu vật quý giá, nhưng kinh nghiệm không được cập nhật và kiểm tra bằng số liệu rất dễ dẫn đến sai sót. Bạn không thể đưa ra quyết định nếu không có dữ liệu đã lưu trữ về những đơn hàng trước đó, không phân tích dữ liệu và kết nối với các phòng ban khác mà đặt hàng theo kinh nghiệm là thiếu cơ sở
Ở nhiều nhà máy SME, người biết phải đặt bao nhiêu nguyên liệu cho từng đơn hàng chỉ là một hoặc hai người có kinh nghiệm. Khi họ nghỉ phép hay nghỉ việc, toàn bộ kiến thức ra đi theo họ và để lại những đơn đặt hàng không thể kiểm soát, thiếu chính xác lại cho doanh nghiệp.
Thiếu trình tự phê duyệt
Ai có quyền đặt hàng? Level của từng cấp là bao nhiêu? Đơn vị vượt quá giới hạn cần có mức độ phê duyệt? Ở nhiều doanh nghiệp SME, câu trả lời cho những câu hỏi này là “không biết” hoặc “không cần thiết”, tức là doanh nghiệp đang không có quy trình chuẩn trong quá trình vận hành nhà máy.
Không quản lý dữ liệu của nhà cung cấp
Không có danh sách nhà cung cấp nào được phê duyệt chính thức. Không có lịch sử đánh giá chất lượng giao hàng. Không có thông tin về giá theo từng thời điểm để so sánh giữa các nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng đặt theo thói quen hoặc theo ai gọi điện chào hàng trước, không theo tiêu chí đánh giá nào cả.
Dấu Hiệu Nhận Biết Doanh Nghiệp Đang Có Vấn Đề Với Quy Trình Đặt Hàng
Hiện tại không có lỗi cài đặt hàng nào cũng được hiển thị rõ ràng. Nhiều vấn đề về âm thanh trong thời gian dài trước khi phát hiện sự cố lớn. Dưới đây là những tín hiệu cảnh báo sớm ban lãnh đạo cần chú ý:
Kho thường xuyên có trạng thái một số nguyên liệu tồn đọng rất nhiều trong khi một số khác liên tục thiếu. Nhà máy đã từng phải dừng sản xuất vì thiếu nguyên liệu ít nhất một lần trong năm qua. Cuối tháng, bộ phận kế toán thường xuyên được phát hiện hóa đơn từ nhà cung cấp không khớp với đơn đặt hàng.
không ai trong công ty có thể trả lời ngay tổng giá trị đơn hàng đang chờ nhà cung cấp giao dịch là bao nhiêu. Nhân viên mua hàng phải mất nhiều giờ gọi điện xác nhận và theo dõi để biết được các thông tin cần thiết để đặt hàng. Ban lãnh đạo chỉ biết có vấn đề với việc đặt hàng khi sự cố đã xảy ra, không có báo cáo cảnh báo sớm nào.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải dấu hiệu trở lên, quy trình đặt hàng đang là điểm cần xử lý trước khi nó gây tổn hại lớn hơn.
Làm Thế Nào Để Kiểm Soát Và Giảm Thiểu Lỗi Đặt Hàng?
Giải quyết lỗi đặt hàng không phải là chuyện nhắc nhở nhân viên cẩn thận hơn. Đó là bài toán cần được xử lý ở cấp độ hệ thống và quy trình của doanh nghiệp.
Chuẩn hóa quy trình vận hành từ đầu đến cuối
Mỗi bước trong quy trình mua hàng, từ phát sinh nhu cầu, tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt, tạo đơn đặt hàng, gửi nhà cung cấp, nhận hàng đến đối chiếu thanh toán, toán đều cần được quy định rõ ràng: ai làm, làm gì, trong bao lâu và theo tiêu chí nào. Chuẩn mực là nền tảng để kiểm tra và phát hiện sai lệch.
Kết nối nhu cầu với kế hoạch sản xuất
Đây là sự thay đổi quan trọng nhất. Thay vì để bộ phận mua hàng tự ước lượng nhu cầu, hệ thống cần tự động tính toán nhu cầu nguyên liệu dựa trên kế hoạch sản xuất thực tế, BOM của từng sản phẩm và tồn kho hiện tại. Đây chính là MRP chức năng trong hệ thống ERP sản xuất, cho phép mua đúng thứ cần thiết, đúng số lượng, đúng thời điểm.
Xây dựng và duy trì danh sách các nhà cung cấp
Không phải nhà cung cấp nào cũng phù hợp cho mọi loại nguyên liệu. Doanh nghiệp cần duy trì hồ sơ nhà cung cấp bao gồm lịch sử giao hàng, chất lượng, giá cả và điều kiện thanh toán, từ đó có cơ bản lựa chọn và đánh giá thay vì để mỗi nhân viên tự quyết định.
Thiết lập cơ chế phê duyệt nhiều cấp độ
Mỗi đơn hàng cần có ít nhất một trình duyệt độc lập cấp cho người tạo đơn. Cần phải xác định cấp độ đơn hàng cụ thể và có sự phê duyệt của các cấp độ nhân sự, phòng ban liên quan. Đây là biện pháp kiểm soát nội bộ cơ bản nhưng hiệu quả cao trong việc ngăn chặn cả sai lầm từ sớm và đảm bảo an toàn trong vận hành.
Áp dụng đối chiếu tự động
Trước khi thanh toán bất kỳ hóa đơn nào, hệ thống cần đối chiếu ba tài liệu: đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp. Nếu có sai lệch về số lượng, giá cả hoặc quy định, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức để tránh trường hợp chỉ phát hiện sự việc khi đã thanh toán rồi.
Đo lường và theo dõi hiệu suất mua hàng theo kỳ
Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn của từng nhà cung cấp, số lần phát sinh đặt hàng gấp, tỷ lệ hàng nhận về sai quy cách, số lần phải hủy hoặc điều chỉnh đơn hàng sau khi gửi, tất cả đều là các con số giúp doanh nghiệp biết quy trình đặt hàng đang hoạt động tốt đến đâu và cần cải thiện ở đâu.
OnePro ERP: Kiểm Soát Lỗi Đặt Hàng Từ Gốc Cho SME Sản Xuất
Phần lớn các lỗi đặt hàng được mô tả trong bài viết này đều có thể được ngăn chặn bằng một hệ thống quản lý mua hàng. Không cần phải sử dụng cách kiểm tra nhiều hơn hay nhắc nhở nhân viên thường xuyên hơn, mà bằng cách xây dựng một quy trình có hệ thống kiểm soát được cả dây chuyền hoạt động của nhà máy.
ERP Onepro được xây dựng chuyên sâu cho doanh nghiệp sản xuất SME tại Việt Nam, với mô-đun quản lý mua hàng kết nối trực tiếp với kế hoạch sản xuất, BOM và tồn kho. Khi có lệnh sản xuất mới, hệ thống tự động tính toán nhu cầu nguyên liệu dựa trên BOM, đối chiếu với tồn kho thực tế và đề xuất số lượng cần thiết lập chính xác, không cần nhân viên ước tính thủ công.
Toàn bộ trình duyệt phê duyệt luồng từ yêu cầu mua hàng đến đơn đặt hàng được kiểm soát trên hệ thống, có quyền xóa rõ ràng và lịch sử theo dõi đầy đủ. Tính năng đối chiếu ba bên tự động giúp phát hiện sai lệch trước khi thanh toán. Báo cáo hiệu suất nhà cung cấp bản cập nhật theo thời gian thực hiện giúp lãnh đạo nắm rõ ai đang giao hàng tốt và ai đang gặp rủi ro khi cung ứng chuỗi.
Kết quả là nhà máy mua đúng yêu cầu, đúng lúc, đúng giá, có nguy cơ sai sót được kiểm soát từ gốc thay vì phát hiện sau khi hậu quả đã xảy ra.
Xem thêm:
Nếu bạn muốn tìm hiểu công cụ Onepro có thể kiểm soát quy trình đặt hàng tại nhà máy của mình như thế nào, đội ngũ tư vấn sẵn sàng lắng nghe và demo thực tế, hoàn toàn miễn phí.
Tóm lại: Lỗi cài đặt hàng không phải là nhỏ. Mỗi đơn hàng sai đều kéo theo một chuỗi hậu quả: dây xích dừng, chi phí tăng, giao hàng đụ, khách hàng mất niềm tin. Điều đáng lo hơn là phần lớn những lỗi này hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp có quy trình đặt hàng chuẩn và hệ thống kiểm soát điều khiển đúng.
Với doanh nghiệp sản xuất SME đang tăng trưởng, đây không phải là đầu tư xa xỉ mà là điều kiện cần thiết để vận hành ổn định, kiểm soát chi phí và xây dựng năng lượng cạnh tranh bền vững.
OnePro ERP – Giải pháp quản trị sản xuất hàng đầu Việt Nam
Hotline: 0375.641.992
Email: contact@gtsvn.com.vn